IT-Outsourcing kann die Produktivität von Logistikunternehmen erhöhen

Jan Schenkenbach Digitalisierung, IT, Logistik 4.0 28.11.2023

Outsourcing als Produktivitätsbooster: Ein Interview mit Frank Müns

Die Kommunikationsinfrastruktur, die Datenverarbeitung und -übertragung sowie viele weitere interne Verwaltungsaufgaben in Unternehmen der Logistikbranche werden weiterhin von der Digitalisierung transformiert. Stichworte wie Automatisierung, Industrie 4.0, Mobile Apps, Content Management Systeme (CMS) oder die vollständige Digitalisierung mittels Enterprise Ressource Planning (ERP) Systemen lassen die Herausforderungen, aber auch die Chancen anklingen, vor denen insbesondere IT-fremde Unternehmen im 21. Jahrhundert stehen. Wer hier den Anschluss beziehungsweise die Transformation verpasst, droht, aufgrund nationaler wie auch internationaler Konkurrenz, unterzugehen.

Oft fehlt es Kleinen und Mittelständischen Unternehmen (KMU) jedoch an der eigenen IT-Kompetenz, um diese Aufgabenbereiche erfolgreich abzudecken. Der Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur und die eigenständige Implementierung der besten Softwarelösungen überfordern Unternehmen, deren IT-Aufgaben vielleicht von einem Mitarbeiter nebenher oder einem einzelnen Systemadministrator erledigt werden. Wer beispielsweise 20 LKW betreibt, der kann sich in der Regel keine IT-Abteilung mit fünf Mitarbeitern leisten.

Für Unternehmen wie diese bietet es sich in diesen Fragen daher an, externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen. Der Markt an IT-Dienstleistungen ist – wenig überraschend – ein stark wachsender und passgenaue Lösungen für Unternehmen unterschiedlicher Größen und Tätigkeitsbereiche zu finden, nicht mehr so schwer wie beispielsweise vor zehn Jahren noch. Ignorieren kann und sollte man das Thema Digitalisierung sowohl aufgrund der potenziellen Produktivitätszuwächse, als auch aufgrund rechtlicher Fallstricke bei einer falschen Implementierung der IT-Lösungen nicht.

Transportbranche.de führte zum Thema ein Experteninterview mit Frank Müns (Diplom Wirtschaftsingenieur), TÜV-geprüfter externer Datenschutzbeauftragter, derzeit in führender Position beim IT-Dienstleister Immerce-Consulting.

Interview mit Frank Müns

Transportbranche.de: Guten Tag, Herr Müns. Das Thema Digitalisierung ist mal wieder in aller Munde und soll deutschen Unternehmen beispielsweise gegen die internationale Konkurrenz helfen. Zumindest gefühlt scheint die Zeit, in der in zahlreichen Unternehmen noch Windows XP oder eine uralte Windows Server Version liefen, noch nicht so lange her zu sein. Sind deutsche KMU überhaupt ausreichend auf das Thema vorbereitet?

Frank Müns: An diese Zeiten kann ich mich noch gut erinnern. Mittlerweile dürfte aber selbst bei den Nachzüglern zumindest Windows 7 installiert sein. Aber sie sprechen da ein wichtiges Problem an. Viele Verwaltungsmitarbeiter und leitende Angestellte freuen sich bereits, wenn sie die verwendete Software fehlerfrei bedienen können. Die Notwendigkeit zum Aufbau einer eigenen IT-Expertise wurde nicht gesehen.  Ein IT-Systemadministrator war dann ständig mit dem tagesaktuellen Einrichten, Aktualisieren und Troubleshooting der gesamten IT-Umgebung beschäftigt. Für langfristige Planungen oder Optimierungen bestand dort einfach keine Kapazität.

Zum Glück denkt die aktuelle Generation der leitenden Angestellten und Betriebsführungen, zu denen sich immer mehr Digital Natives gesellen, anders über die Bedeutung des Themas.

Transportbranche.de: Diese Zeiten sind definitiv vorbei. Heute dürften weit mehr als die Hälfte auch der kleineren Unternehmen zumindest ein CMS oder sogar ein ERP-System verwenden und die anderen werden zweifellos folgen. In der Transport- und Logistikbranche sind zudem viele Datenbank- und auch Industrie 4.0-Anwendungen – Stichwort automatisierte Lager und dynamische Lieferketten – im Einsatz. Komplexe Systeme, die großes Potenzial bergen, aber auch mit einigen Tücken, die viele Betriebswirtschaftler und IT-ler nicht unbedingt im Fokus haben, einhergehen können. Nicht ohne Grund haben wir einen Experten in Sachen Datenschutz zum Thema eingeladen.

Frank Müns: Ganz richtig, denn zu den umfassenden Softwarelösungen gehören auch immer mehr Schnittstellen und automatisierte Informationswege sowie schlicht und einfach: immer mehr Daten. Je nach Tätigkeitsbereich sind in der Transportbranche Szenarien denkbar, in denen Kundendaten, Mitarbeiterdaten (inklusive Videomaterial und GPS-Tracking), Lieferantendaten sowie Daten externer Stakeholder oder Partner erfasst und verarbeitet werden.

Die DSGVO sieht in diesen Fällen vor, dass diese Daten vor Missbrauch und Diebstahl geschützt werden müssen. Heutzutage brauchen eigentlich die meisten Unternehmen ab einer gewissen Größe ein Datenschutzkonzept und einen Datenschutzbeauftragten, der die Umsetzung dieses Konzepts. Bei Verstößen drohen Strafen bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens.

Transportbranche.de: Hier kommen Sie als Datenschutzbeauftragter ins Spiel?

Frank Müns: Meine Firma Immerce Consulting bietet Unternehmen diverse Unterstützungsleistungen im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit an. Darunter auch die Funktion eines externen Datenschutzbeauftragten. Dieser ist nicht im bestellenden Unternehmen tätig, sondern übernimmt als Externer die Implementierung und Überwachung datenschutzkonformer Prozesse.

Ein erster Schritt wäre jedoch die Identifizierung aller wichtigen Prozesse und die Beantwortung aller relevanten Fragen zum Datenschutz in einem Unternehmen. Nach dieser Beratung können Unternehmen abschätzen, welchen Pflichten sie im Rahmen des europäischen und des deutschen Datenschutzes nachkommen müssen und wie hoch der zu betreibende Aufwand sein wird. Wenn sich Unternehmen entscheiden, den Datenschutz komplett selbst zu übernehmen, bieten wir beispielsweise auch Schulungen für Mitarbeiter, die dann die Funktion eines internen Datenschutzbeauftragten übernehmen können, an.

Aus meiner mehr als zehnjährigen Erfahrung kann ich Ihnen berichten, dass sich die meisten Unternehmensführer aus einer IT-fernen Branche, nach dieser Beratung und Bedarfsermittlung verwundert die Augen reiben, da sie sich in der Regel in keiner Weise bewusst waren, welche möglichen Pflichten und Verstöße durch ihre ganz normalen  Prozesse entstanden sind.

Transportbranche.de: Ganz konkret: Kann sich ein Unternehmen aus der Transportbranche an Ihr Unternehmen wenden und alle Aufgaben des Datenschutzes an Ihre Firma übertragen?

Frank Müns: Hier gilt es zwischen der rechtlichen und der technischen Seite des Datenschutzes zu unterscheiden. Verantwortlich für die Beschaffung und den Betrieb der IT-Infrastruktur sowie der Software bleibt das beauftragende Unternehmen. Wir geben unsere Einschätzung zur Rechtmäßigkeit der verwendeten Lösungen und Prozesse ab, analysieren Gefahrenquellen, machen Empfehlungen und stellen rechtssichere Dokumente wie Datenschutzerklärungen und Löschkonzepte zur Verfügung.

Selbstverständlich beraten wir nicht nur allgemein zu diesen Themen, sondern helfen den Unternehmen auch ganz konkret ihre Software oder ihre Datenspeicher sowie die Verarbeitungsprozesse datenschutzkonform einzurichten. Wir stellen also selbst keine Infrastruktur und keine Softwarelösungen zur Verfügung, helfen aber bei der Auswahl, Implementierung und Anpassung entsprechender Produkte.

Als externe Datenschutzbeauftragte garantieren wir die Konformität mit dem europäischen und deutschen Datenschutz – solange sich unternehmensseitig an unsere Empfehlungen gehalten wird. Wir vertreten in diesem Rahmen auch die Unternehmensinteressen gegenüber Behörden und Dritten und stehen mit in der Haftung bei Verstößen. Man könnte daher sagen: Wir übernehmen die gesamte rechtliche Seite des Problems bis hin zu Prozessmanagement- und Schulungsaufgaben, aber die technische Umsetzung sowie die Verantwortung für die Übereinstimmung zwischen geplanten und tatsächlichen Prozessen bleibt beim Unternehmen.

Transportbranche.de: Vielen Dank für diese Einblicke in den oft vernachlässigten Bereich des Datenschutzes, Frank Müns, externer Datenschutzbeauftragter bei der Immerce Consulting GmbH.

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