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Die Vorteile einer digitalen Personaleinsatzplanung

Personal 08.05.2023

In Zeiten eines voranschreitenden Fachkräftemangels und eines höheren Kostendrucks gewinnt die Personaleinsatzplanung auch in der Transportbranche an Bedeutung. Während jahrzehntelang Papier und Bleistift als Grundlage für die Ressourcenplanung dienten, sind die Anforderungen stark gestiegen und spezielle Softwarelösungen sehr gefragt. Über die Marktveränderungen hinaus gibt es mehrere Gründe, die für den Einsatz einer entsprechenden Software sprechen.

 

Der Faktor Zeit – eine wichtige Ressource

Ein unerwarteter Ausfall von Personal kann dazu führen, dass der Schichtplan komplett umgestellt werden muss. Dies kann leicht zu zusätzlichem Problem- und Frustrationspotenzial führen, wenn die Personaleinsatzplanung dann noch per Excel oder auf Papier erfolgt. Umständliche, fehleranfällige Listen, Zettelwirtschaft und zeitraubende E-Mail- oder Telefonkommunikation lassen die Schichtplanung zu einer undankbaren Aufgabe werden.

Die Entscheidung für eine digitale Personaleinsatzplanung spart vor allem die wertvolle Ressource Zeit. Eine spezialisierte Softwarelösung ersetzt die aufwändige manuelle Dienstplanung, die insbesondere in der Transportbranche ab einer gewissen Größenordnung unübersichtlich und schwer handhabbar wird.

Moderne Lösungen erlauben eine unkomplizierte Dienstplanung per Drag-and-drop. Der erstellte Dienstplan kann von den Mitarbeitern digital über eine App eingesehen werden. Somit wird nicht nur bei der Erstellung des Dienstplans Zeit eingespart, sondern auch bei der Kommunikation mit den Mitarbeitern.

 

Digitale Personaleinsatzplanung schafft Übersichtlichkeit

Mit einer selbst erstellten Excel-Tabelle oder einem Papierplan verliert man bei der Dienstplanerstellung leicht den Überblick, da verschiedene Spalten durchsucht und Daten verglichen werden müssen. Im Gegensatz dazu sind digitale Lösungen so konzipiert, dass der Planer auf einen Blick sehen kann, ob alle Schichten ausreichend besetzt sind und welche Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Die Stunden der Mitarbeiter werden online gezählt und mögliche Konflikte in der Software direkt angezeigt.

Nicht nur für den Schichtplaner, sondern auch für die Mitarbeiter sorgt ein digitales Tool für mehr Übersicht. Über ihre Arbeitszeiten können sie sich jederzeit online oder mobil per App informieren. Wird die Personaleinsatzplanung digital vorgenommen, werden einige Prozesse für die Mitarbeiter transparent und nachvollziehbar.

 

Software reduziert Planungsfehler

Die Schichtplanung ist ein komplexer Prozess, der viele Faktoren berücksichtigen und sich ständig flexibel an neue Gegebenheiten anpassen muss – ein fehleranfälliger Vorgang, insbesondere wenn er manuell durchgeführt wird. Das Erkennen und Beheben von Planungsfehlern und Kollisionen ist dann sehr aufwändig. In der Transportbranche ist es von besonderer Wichtigkeit, Terminvorgaben und damit abgeschlossene Verträge einzuhalten. Mitunter bei einem Speditionsunternehmen können Planungsfehler vollständige Lieferketten gefährden.

Mit einer digitalen Planungslösung lassen sich Fehler wie Doppelbesetzungen vermeiden, da die Prozesse automatisiert werden können. Die Software gibt eine Warnung aus, wenn ein Mitarbeiter mehr als einmal für die gleiche Schicht eingeplant werden soll. Da in der Software auch die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung verwaltet werden kann, meldet das System auch, wenn ein Mitarbeiter urlaubs- oder krankheitsbedingt nicht für eine Schicht eingeteilt werden kann. Eine strategische Personalplanung, die dem Fachkräftemangel ein Stück weit die Brisanz nehmen kann, baut auf einer korrekten Schichtplanung auf.

 

Digitale Personaleinsatzplanung dient auch dem Arbeitsschutz

Die digitale Erfassung von Arbeits-, Pausen- oder Fehlzeiten weckt mancherorts die Angst vor dem „gläsernen Mitarbeiter“. Für die Beschäftigten ergeben sich jedoch überzeugende Vorteile durch den Einsatz einer entsprechenden Softwarelösung. Voraussetzung dafür, dass die Beschäftigten auch die ihnen zustehenden Pausen und Ruhezeiten erhalten, ist eine detaillierte Erfassung der Arbeitszeiten. Eine digitale Softwarelösung bietet die Möglichkeit der Hinterlegung von Regelungen zu Pausen- und Ruhezeiten. Solche Zeiten können in der Software als verbindlich definiert werden. Bei Unterschreitung kann das System eine Warnung ausgeben. Auf diese Weise wird der Arbeitnehmer geschützt und dem Arbeitgeber geholfen, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

 

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