Digitale Personaleinsatzplanung
Das Personal effektiv einsetzen
Eine digitale Personaleinsatzplanung (PEP) ist die Grundlage dafür, dass es weder zu Überkapazitäten noch zu Personalengpässen kommt. Sie ist für einen reibungslosen Ablauf der innerbetrieblichen Prozesse mit ausschlaggebend.
Dabei ist die PEP in Branchen wie Logistik, Transport und Verkehr problemlos umsetzbar. Sie minimiert den Planungsaufwand und erhöht die Produktivität der Mitarbeiter. Die Unternehmen profitieren von einer verbesserten Wirtschaftlichkeit.
Eine effiziente Personalplanung steigert die Motivation der Mitarbeiter! (link)
Was wird unter einer effizienten Personaleinsatzplanung verstanden?
In Betrieben ab einer gewissen Größe ist der effiziente Einsatz des Personals mit einem hohen logistischen Aufwand verbunden. Müssen doch die verschiedenen Arbeitsplätze rund um die Uhr mit den richtigen Mitarbeitern besetzt werden. Die Personalplanung wird immer wieder durch äußere Faktoren beeinflusst, sodass flexibel und schnell auf sich ändernde Situationen reagiert werden muss. Folgende Faktoren erschweren eine effiziente Personaleinsatzplanung:
- Lieferengpässe
- eine schwankende Auftragslage
- beliebte Urlaubszeiten
- saisonale Schwankungen
- erhöhtes Krankheitsaufkommen
Um sich vor solchen negativen, internen und externen Einflüssen auf den Mitarbeiterstab zu schützen, greifen immer mehr Unternehmen auf spezielle Software zurück.
Drei verschiedene Typen der Personaleinsatzplanung
Eine intelligente Einsatzplanung für die Mitarbeiter eines Unternehmens unterteilt sich in drei Aufgabengebiete:
Quantitative PEP
Diese Form der PEP kümmert sich um die Personaldecke. Diese muss so bestückt sein, dass alle Arbeitsvorgänge optimal ablaufen können. Dabei wird der tatsächliche Personalbedarf mit dem aktuellen Bestand abgeglichen. Die quantitative PEP ist somit verantwortlich für Neueinstellungen und Kündigungen.
Qualitative PEP
Die Mitarbeiter eines Unternehmens besitzen verschiedene Ausbildungen und Lebensläufe. Die qualitative PEP sorgt dafür, dass das Personal an den Arbeitsplätzen zum Einsatz kommt, für die es ausgebildet ist. Zudem hat sie mit Blick auf die Ziele des Unternehmens die Aufgabe, Mitarbeiter zu Weiterbildungen zu animieren, die mit deren fachlichen Qualitäten kompatibel sind.
Zeitliche PEP
Viele Branchen durchlaufen saisonale Flauten und Spitzen, sodass der Personalbedarf übers Jahr Schwankungen ausgesetzt ist. Die zeitliche PEP erleichtert die Planung für diese Zeiträume und gewährleistet, dass die Personaldecke mit genau der Anzahl von Mitarbeitern ausgestattet ist, die für den reibungslosen Ablauf notwendig sind.
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Ziele einer effektiven Personaleinsatzplanung
Die wichtigsten Ziele, die mit einer digitalen PEP erreicht werden sollen, liegen in der Ermittlung des Personalbedarfs, der effizienten Zuteilung von Arbeitsplätzen nach Qualifikation und in der Einhaltung der gesetzlichen Arbeitsrichtlinien.
Ermittlung des Personalbedarfs
Ein erhöhter Personalbedarf ergibt sich in der Regel durch Austritte, Krankheitsfälle oder Mutterschutz bzw. Elternzeit. Zudem wird die Einstellung neuer Mitarbeiter notwendig, wenn der Betrieb wächst oder ein Überhang an Aufträgen abgearbeitet werden muss. Daher ist es beim derzeit vorherrschenden Fachkräftemangel von Bedeutung, frühzeitig qualifiziertes Personal zu akquirieren. Dementsprechend wird es bei Auftragsrückgang notwendig werden, Personal zu entlassen. Dabei sind Kündigungsfristen und rechtliche Kriterien zu beachten.
Auch innerbetriebliche Versetzungen werden von der PEP berücksichtigt. Weiterbildungen und Beförderungen bedürfen einer intelligenten Umschichtung des Personals. Bei kurzfristigen Auftragsspitzen oder während der Urlaubszeit wird der Personalbedarf über Leih- oder Saisonarbeiter aufgestockt.
Mitarbeiter effizient einsetzen
Heutzutage ist es wichtiger denn je, qualifizierte Mitarbeiter an die Firma zu binden. Das Personal möchte Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten in Aussicht gestellt bekommen. Qualifizierungen und Weiterbildungen sind ein wichtiges Mittel, um die Loyalität zu fördern.
Zudem müssen die Potenziale der Mitarbeiter freigesetzt werden, damit sie ihre Kompetenzen dem Unternehmen zur Verfügung stellen können. Eine effiziente PEP ist daher die Grundlage einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit.
Kriterien, die eine effiziente PEP erfüllen muss
Die Kompetenz einer Software zur Personaleinsatzplanung wird an den folgenden Faktoren gemessen:
- Kosten einsparen: Der Zeitaufwand für die effektive Personalplanung reduziert sich auf ein Minimum. Zudem werden durch eine klare Kommunikation und Aufgabenverteilung Reibungsverluste minimiert und bessere Ergebnisse erzielt.
- Personal effektiv einsetzen: Gerade in flexiblen Arbeitsumgebungen mit ausgeprägten Spitzen und Flauten ist eine PEP von großer Bedeutung.
- Flexible Arbeitsmodelle fördern: Die starren Arbeitsverhältnisse entzerren sich immer mehr. Viele Mitarbeiter möchten in Teilzeit arbeiten oder studieren nebenher. Die digitale PEP integriert die dabei entstehende Rotation des Personals problemlos.
- Schichtsysteme abbilden: Eine digitale PEP erstellt 2- oder 3-Schichtsysteme über den Zeitraum eines Jahres.
- Urlaubs- und Fehlzeiten managen: Urlaube werden von den Mitarbeitern beantragt und können zeitgleich genehmigt oder abgelehnt werden. Bei kurzfristigen Fehlzeiten reagiert das System sofort und sorgt dafür, dass Ersatz zeitnah zum Einsatz kommt.
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